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Agile

Agile

La Propagación de Innovar con Agile!

Seguramente ya has escuchado cómo la metodología Agile está siendo utilizada para el desarrollo y la implementación de proyectos de innovación de todo tipo.

Innovación, pensada como el uso de la creatividad para generar utilidad, le apunta, o por lo menos debería hacerlo hacia dos cosas: Diseñar soluciones a los problemas rompiendo los esquemas actuales, y desarrollar esas soluciones de manera económica, es decir accesible.

Sin embargo, en esta era del valor de innovación ya no es suficiente que el diseño y el desarrollo esten estrechamente integrados, sino que además estos deben brindar flexibilidad, estabilidad y rápida adaptabilidad hacia la transformación dinámica y permanente que el mercado de hoy nos exige. Esto es precisamente lo que Agile ofrece, un método de como hacerlo.

Que es Agile?

Agile es una metodología de Gestión de Proyectos la cual fué creada inicialmente para desarrollar software de una manera más “sistemática”, escalable, eficiente y rápida, y así poder satisfacer el reto de innovación permanente que demanda esta exponencial industria.

Hoy, gracias a sus índices de resultados altamente exitosos, y al creciente acceso al software que está beneficiando a las empresas de todos los tamaños, Agile está siendo utilizada para el mejoramiento de procesos de innovación e integración en prácticamente todas las áreas de cualquier industria.

Como funciona Agile?

Las bases de Agile están construidas bajo un simple concepto, y en su simplicidad radica su fortaleza y efectividad: Agile gira en torno a priorizar el desarrollo de VALOR, donde todas las actividades realizadas deben estar orientadas a producir un beneficio en esa dirección.

La innovación de Agile es el arte de hacer fácil lo dificil, creando nuevas oportunidades de negocios rápidamente!.

Metodología de Agile:

Imagen fluye metodología Agile

Para abordar una nueva oportunidad, la organización crea y empodera un pequeño grupo de talento humano enfocado, multi-funcional y con capacidad de autodirección.

Cada grupo de Agile tiene un miembro que asume el rol de “dueño del proyecto”, y desempeña el papel de representar al cliente ayudando por un lado a crear la visión del producto y los criterios de aceptación de éste, y por otro mantener al equipo humano enfocado en la entrega de resultados de mayor valor para el cliente.

Para realizar esta labor de manera consistente y efectiva, el dueño del proyecto prioriza de manera continua e implacable la lista de funcionalidades a desarrollar basándose en las últimas estimaciones de valor del cliente, resultados financieros y otras iniciativas de innovación que permitan argumentar la priorización.

A su vez, otro miembro del grupo que tiene el rol de “facilitador del proceso”, tiene como función principal proteger al equipo de distracciones tales como remover obstáculos, asegurar un excelente ambiente de trabajo, y distintas actividades que le "faciliten" al equipo manifestar una actitud positiva que les permita desarrollar e incrementar su productividad.

Una vez las condiciones están dadas, en la etapa de planeación el equipo separa la lista de funcionalidades en pequeños módulos (segmentos) acorde a las prioridades definidas, estima cuanto esfuerzo requiere desarrollarlos, la manera de hacerlo, y comienza a construirlos (desarrollarlos) en pequeños ciclos llamados “interacciones”.

El proceso es transparente para todos. Diariamente los miembros del equipo comienzan el día con una corta reunión (aprox. 15 minutos), donde exponen un resumen de sus actividades realizadas el día anterior, sus dificultades, sus progresos, y acorde con ello las actividades a realizar durante el día.

En el transcurso de la etapa de desarrollo es normal que se realicen pequeñas pruebas (demos) con los clientes (usuarios) del trabajo que esta siendo realizado, y una vez la etapa de desarrollo ha finalizado, se realiza inmediatamente una revisión completa por parte del cliente en la etapa de adopción, permitiendole al equipo una retroalimentación de los resultados obtenidos con el ánimo de optimizar y ajustar sus actividades prepararándose así para comenzar la etapa de planeación de la siguiente “interacción”.

Cuales son las Ventajas de Implementar Agile?

Esta aproximación “sistemáticamente” encara los impedimentos más comunes en el desarrollo e implementación de proyectos de innovación como:

  • Libera al gerente de la micro-gerencia del proyecto permitiéndole invertir más tiempo a la generación de nuevas estrategias para el negocio.
  • Incrementa la cercanía, conexión y satisfacción del cliente con el proyecto mejorando la visibilidad y adaptación acorde a las prioridades de sus necesidades.
  • Habilidad y flexibilidad en el manejo de prioridades.
  • Reduce los riesgos que implica desarrollar un proyecto, corrigiendo y minimizando los costos en tiempo, moral y dinero de posibles errores que puedan presentarse durante el desarrollo e implementación del mismo.
  • Permite desarrollar y tener en producción los productos y características más valiosas rápidamente.
  • Minimiza la pérdida de tiempo y recursos en reuniones, planeación repetitiva, documentación formal, y atención en acciones de bajo valor para el cliente.
  • Incrementa la motivación del talento humano a ser más creativos, comprometidos, apasionados, exitosos y mejor capacitados.

Y Antes de Agile qué?

Cuando estaba en la universidad enseñaban la metodología en “cascada” para el desarrollo de proyectos. Básicamente esta metodología consiste en un proceso secuencial donde se ejecutan las siguientes etapas: Levantamiento de Información, Análisis & Diseño, Desarrollo, Pruebas & Ajustes y entrega a Producción.

Imagen fluye comparación metodología Cascada VS metodología Agile

Por la concepción bajo la cual fue creada, esta metodología requiere una profunda planeación predictiva, documentación extensiva y estrictos controles si se quiere entregar un producto acorde a las especificaciones originales establecidas.

No es dificil estimar que un proyecto desarrollado bajo esta metodología no es amigo de la incertidumbre que genera la experimentación y la flexibilidad, y lo que en la teoría pareciera una aproximación lógica a la solución de un problema, en la práctica presenta serios inconvenientes en proyectos donde la dinámica en la adaptación del entorno define su éxito o su fracaso.

Metodología en Cascada

Equipo humano: Grandes y específico-funcionales.

Involucramiento: La participación y colaboración del negocio y los clientes es Intermitente y pesada.

Diseño: Predictivo en su totalidad desde el inicio, por lo que requiere documentación exhaustiva.

Desarrollo: Desarrollar todas las funcionalidades en una sola etapa acorde a las especificaciones.

Pruebas y Ajustes: Realizadas despues de que la etapa de desarrollo ha sido completada.

Entrega: Compleja y poco frecuente la entrega de nuevas versiones.

Metodología Agile

Equipo humano: Pequeños y multifuncionales.

Involucramiento: La participación y colaboración del negocio y los clientes es fluida y constante.

Diseño: Modular acorde a la priorización de funcionalidades, lo que permite flexibilidad en cambios.

Desarrollo: Interactivo. Se desarrolla únicamente y acorde a lo que genere VALOR para el cliente.

Pruebas y Ajustes: Se realizan continuamente durante la duración del proyecto.

Entrega: Rápida y altamente frecuente la entrega de nuevas versiones.


Solo con imaginar que en la etapa de Pruebas el cliente determine que es necesario hacer un cambio sustancial, este cambio puede significar rediseñar el proyecto y lo que eso significa en costos para la etapa de Desarrollo así como la devastación moral para sus desarrolladores. En verdad poco motivante para quienes hemos tenido que vivir ese tipo de experiencias.

Lo anterior no significa que la metodología en “cascada” no sea la más indicada para el desarrollo de ciertos proyectos, ni que todas la organizaciones deben adoptar Agile para obtener un 100% de éxito garantizado, pero definitivamente Agile es la opción a seguir para cualquier proyecto que exija crear o implementar sistemas flexibles que necesiten transformarse constantemente. Les suena familiar alguna integración con Internet?

No es casualidad que en la medida que Internet se propaga en las procesos organizacionales, Agile también lo haga.

Donde y Donde No Funciona Agile?

Un común y constante error que permanente veo en las organizaciones sin importar a que tipo de industria pertenezcan, consiste en crearse la ilusión que las metodologías o tecnologías son cuestión de moda y por lo tanto todos sin excepción debemos implementarlas y utilizarlas por esa simple razón. Si aún no te ha sucedido, trata de mantener sensato el entusiasmo conociendo primero si tu organización y el proyecto se ajustan a las condiciones requeridas.

La siguiente tabla brinda una guía del camino a seguir al momento de escoger entre Agile vs métodos tradicionales, dependiendo la favorabilidad en las condiciones ofrecidas:

Condiciones Favorables a la Metodología Tradicional

Entorno del Mercado: Las condiciones del mercado son estables y predecibles.

Involucramiento del Cliente: Los requerimientos del cliente son claros desde un comienzo y permaneceran estables durante todo el proceso.

Tipo de Innovación: Actividades similares se han hecho anteriormente de manera que las soluciones a crear son claras y confidentes.

Moludaridad del Proyecto: Cambios a último momento son costosos e imposibles, ademas el mínimo producto viable es el producto final.

Impacto de Errores: Errores intermedios pueden ser catastróficos para el proyecto.

Cultura Organizacional: La cultura está basada en dirección piramidal, el cambio de personal es constante y el sentido de confianza mutua es bajo.

Condiciones Favorables a la Metodología Agile

Entorno del Mercado: Las preferencias de los consumidores y las soluciones ofrecidas cambian constantemente.

Involucramiento del Cliente: Por la dinámica del entorno, la colaboración y retroalimentación con los clientes debe ser cercana y permanente.

Tipo de Innovación: Los probelmas son complejos y no se conocen las soluciones de manera que las especificaciones del producto pueden variar.

Moludaridad del Proyecto: El desarrollo incremental brinda valor a los clientes los cuales pueden conducir cambios con mayor flexibilidad.

Impacto de Errores: Errores intermedios proveen invaluables oportunidades de aprendizaje.

Cultura Organizacional: La cultura está orientada al trabajo en equipo, donde la colaboración, creatividad y confianza al delegar genera un alto nivel de entusiasmo en el equipo.


Como Implementar Agile Exitosamente?

Como vimos en la sección anterior, dependiendo de las condiciones del contexto en las cuales se presente el proyecto a desarrollar, podremos determinar cuando el camino está favorable para implementar la metodología Agile.

Las siguientes consideraciones son puntos claves al momento de decidir que es hora de implementar Agile en nuestros proyectos:

1Adherirse a los principios y evolucionar en la práctica:

Agile es una metodología que ha venido siendo usada desde comienzos de la decada de los años 90, lo cual brinda la ventaja de suministrar patrones de información que han permitido probar que funciona y que no.

Tanto los datos como la experiencia sugieren que entre más se adhieran las organizaciones a los principios bajo los cuales ha sido creado Agile, mayor probabilidades de alcanzar los beneficios esperados.

Este punto es bien importante, ya que aunque una cosa son los principios, y otra es la aplicación de ellos, si desde un comienzo no se entiende a fondo que la práctica de Agile es lo que permitirá al talento humano ganar experiencia y evolucionar en los resultados, de qué otra manera se pueden obtener beneficios con una metodología que se basa en la flexibilidad de adaptación permitiendo así una experimentación rápida y económica?

2Cuidado con implementar Agile de manera agíl:

Como lo menciono en Fluye con CRM, Los tres grandes obstáculos que encontramos en cualquier organización al momento de implementar transformaciones son: Políticas, Procesos y Personas!.

Partiendo de esta realidad, no es dificil suponer que las implementaciones más exitosas de Agile comienzan en proyectos pequeños con un grupo reducido de talento humano, y desde allí se dispersen a otras áreas de la organización.

Una vez este primer grupo de talento humano vea los resultados de Agile y “sienta” el éxito de sus beneficios, será el más adecuados para transmitir, motivar y entrenar al resto del talento humano de la organización a implementar Agile dentro de sus propios proyectos.

Por su parte, la labor de quienes manejan las políticas de la organización deberá estar encaminada a apoyar y acompañar este movimiento de transformación cultural suministrando dirección estratégica, eliminando impedimentos y animando a una colaboración multifuncional en la organización.

Ahora se entiende la diferencia de que no es que Agile no sea para todo el mundo, si no que no todo el mundo está preparado para implementar Agile así las condiciones les sean favorables?

3Construir una arquitectura Agile:

Este punto se puede ver como una profundización del anterior en cuanto al esparcimiento de Agile en una organización. Aquí, el término “arquitectura” hace referencia a cómo lograr que un equipo Agile se integre fácil y armónicamente con el resto de la organización.

Las siguientes son algunas recomendaciones a tener en cuenta para lograr éste propósito:

  • Todas las áreas involucradas deben estar en la misma página: Normalmente un equipo se enfoca en crear una solución que involucra y afecta otras áreas de la organización, de tal manera que si por ejemplo una nueva aplicación móvil es prioridad para ser desarrollada, esta también debe ser prioridad para las áreas de Mercadeo, Presupuesto, Ventas y Servicio al Cliente.

  • Cambiar roles antes de cambiar estructuras: Agile, por tener un espíritu de colaboración multifuncional en una organización, no significa que sea necesario re-estructurar la organización como tal, de hecho es lo menos aconsejable a menos que existan argumentos de fondo que soporten el cambio. El término “roles” es acerca de experiencias, no de personas, de manera que al hablar de equipos multifuncionales se refiere a las ventajas que cada talento humano puede brindarle al equipo desde su experiencia, sin que sea necesario cambiar su posición jerárquica dentro de la organización.

  • Únicamente un jefe para tomar decisiones: Como comentábamos anteriormente, una de las principales características de un equipo Agile es su capacidad de autodirección, lo que en ningún momento significa que quien asume el rol de “dueño del proyecto” no sea en últimas quien aprueba todas las decisiones que tengan que ver con el equipo. Un equipo Agile es conformado por personas extraordinarias, por lo cual debe ser tratado con respeto extraordinario. Sin embargo, si los resultados no gustan a pesar de la guia y la asistencia, el paso a seguir es cambiar el proyecto de “dueño”, no incapacitarle su independencia en la toma de decisiones.

  • Enfocarse en el equipo, no en el individuo: Como mencioné en el párrafo anterior, un equipo Agile está conformado por un extraordinario talento humano, lo que significa que las habilidades personales son fundamentales para el desempeño del equipo. Sin embargo, los beneficios obtenidos por la metodología de Agile se basan por el entusiasmo, la actitud, el compromiso y los logros obtenidos como resultado del trabajo en grupo, lo que trasciende el esfuerzo individual a la satisfacción de sentirse exitosos como equipo.

  • Preguntar, no ordenar: Tal vez esta última recomendación sea demasiado obvia por lo leído anteriormente, sin embargo por ser un tema de transformación cultural vale la pena mencionar que el empoderamiento de ésta metodología, y por lo cual muchas organizaciones aún ven con desconfianza, motiva a escuchar recomendaciones de como hacer las cosas con el ánimo de cambiar el poder de ordenar, al poder de colaborar en la búsqueda de metas y beneficios comunes.

Conclusión:

Practicar la metodología Agile en desarrollo e implementación de proyectos de innovación consiste en fallar barato, es decir aprender a "golpearse pasito".

Por que fallar barato?, por que estamos hablando de crear valor de innovación, de descubrir nuevos mercados, de atrevernos a entrar en terrenos desconocidos, de probar con la incertidumbre de no poder predecir todos los resultados, lo que nos lleva a tratar con métodos distintos a los tradicionales.

Entonces, cual es la manera más lógica para probar una hipótesis innovadora en el mundo de los negocios donde el tiempo es dinero y requerimos de garantias en los resultados?

Tenemos dos opciones: no atrevernos y mirar como otros lo hacen, ó lanzarnos a descubrir lo desconocido con métodos que nos permitan arriesgar poco y aprender mucho de manera exponencial y sistemática.

Agile nos permite desarrollar rápidamente productos viables que requieran el menor número de “interacciones” posibles para ser colocados en producción, ser probados por los clientes potenciales, y así ser mejorados en las siguientes “interacciones” a partir de las lecciones aprendidas.

De esta manera, en el peor de los casos donde la viabilidad del producto no sea la esperada, reduciremos al mínimo el impacto de la sensación de fracaso corporativo y personal, asimilandolo como un paso normal y calculado dentro de las actividades requeridas en la creación de Valor de innovación!.

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